Bestyrelsesmøde på Nørresundby Gymnasium og HF
Mandag den 27. marts 2023 kl. 16:00-18.30
Mødereferat
Til stede: Mette Wilgaard, Kim Skindbjerg, Lasse Taagaard Jensen, Anne Marie Kanstrup, Søren Wormslev, Søren Hindsholm, Magnus Rothmann, Marie Juul Bjerre og Niels Magnus Christensen (referent).
Afbud: Lasse Frimand Jensen, Olivia Gregersen, Søren Valggren Knudsen
Partner og statsautoriseret revisor ved PwC Line Borregaard deltager for at medvirke til punkt 2. Årsrapporten udsender PwC med mail til alle.
1. Godkendelse af dagsorden.
Godkendt uden bemærkninger
2. Godkendelse af årsberetning og -regnskab for 2022.
Revisor og partner ved PwC Line Borregaard deltager i dette punkt. Under forudsætning af årsregnskabets godkendelse bemyndiger bestyrelsen økonomichef Jeannette Svendsen til at signere og indberette regnskabet til UVM. Bilagene fra PwC eftersendes så snart vi modtager dem. Bilag 3 med flerårige budgetter indgår også i vurderingen af NGHF’s økonomi.
Bestyrelsen bedes tage stilling til årsberetning og -regnskab og godkende de nødvendige bemyndigelser.
Line Borregaard gennemgik revisionen af regnskabet for 2022. Revisionen har ikke givet anledning til en såkaldt revisorpåtegning.
Regnskabsresultatet er ikke helt tilfredsstillende, men i betragtning af den generelle afmatning i elevtal og stigende priser må resultatet på 443.000 kr. alligevel betegnes som tilfredsstillende.
Der er et fald i indtægter på grund af færre årselever og fald i udgifter til drift (besparelser på vedligeholdelse). Der er ligeledes et fald på omkostninger til undervisningens gennemførelse, hvilket afspejler, at ledelsen har truffet nogle ansvarlige beslutninger, som forholder sig til udviklingen i skolens økonomiske grundlag.
Vi har mange likvide midler jf. regnskabet. En stor del skyldes nogle tekniske mellemregninger med staten i forbindelse med tilskudsreguleringer. Dette vil blive reguleret.
Af skolens Strategi for Finansiel Risikostyring fremgår det, at skolen altid skal have op til 2 måneders løn i reserve og dette krav er mere end opfyldt.
Skolens egenkapital stiger med årets resultat.
Resultatet betyder samtidig, at likviditeten ikke påvirkes i 2022. Desuden er det vurderingen, at likviditeten forbedres med ca. 100.000 kr. i 2023.
Bestyrelsestjeklisten mangler at blive udfyldt og underskrevet. Dette vil blive gjort snarest. Af den vil der fremgå en række små uvæsentlige fejl, men som dog skal rettes til. Blandt andet manglende lovpligtig undersøgelse af undervisningsmiljøet for elever, som ikke er gennemført de senere år, at den nye økonomichef ikke er indplaceret på den korrekte overenskomst samt at der fejlagtigt er udbetalt feriepenge til den nye bestyrelse. Der arbejdes på at få alle tre aspekter rettet til.
PWC vurderer, at gymnasiets forretningsgange på de kontrollerede områder er betryggende set i forhold til gymnasiets størrelse og organisation. Desuden vurderes det, at gymnasiets generelle it-miljø er tilrettelagt på betryggende vis og kan danne grundlag for et retvisende regnskab.
Der er lavet en samlet lønrevision. Den har givet anledning til ovennævnte bemærkninger om økonomichefens indplacering på den korrekte overenskomst og feriepenge til bestyrelsen.
Skolens placering i benchmark med 38 sammenlignelige skoler i 2021 viser, at skolens udgifter til undervisningens gennemførelse er ca. 5% højere. Desuden bruger vi ekstraordinært mange penge på elevaktiviteter. Dette skyldes primært HF3-mentorer og studentermedhjælpere, men denne udgift modsvares af særlige indtægter til socialpædagogisk støtte (SPS). Skolens drift er 19% billigere og på ledelsesområdet er vi 28% billigere end de 38 skoler i gennemsnit.
Vores socioøkonomiske score for STX er lidt lavere end tidligere i 2022. Dette er der fokus på fra ledelsens side. For HF ligger vi på niveau.
Revisionen afleverer regnskabet med en blank påtegning og godkender dermed regnskabet.
På den baggrund godkender bestyrelsen regnskabet. De skal skrive under elektronisk. Bestyrelsen bemyndiger skolens økonomichef Jeannette Svendsen til at indberette regnskabet til staten.
Note: de slides som Line Borregaard gennemgik på mødet er vedlagt referatet.
3. Referatet og opfølgning efter mødet den 15. december 2022.
Ingen bemærkninger.
4. Meddelelser.
Søren Hindsholm orienterede om en række ting. Han har holdt et særligt møde med Søren Wormslev om skolens liv og plads i lokalsamfundet. Skolen havde besøg af undervisningsminister Mathias Tesfay. Besøget gik som planlagt og han havde et møde med både Søren alene og efterfølgende med skolens lærere. Skolen har haft en række internationale besøg på skolen i ERASMUS-regí og vi har også haft elever ude i verden.
5. Orientering om skolens ansøgertal og forventede klassedannelse til næste år.
NGHF har fået ansøgere til 6 klasser på alment gymnasium, 2 til toårigt hf og 2 til hf3 (treårigt hf for elever med psykiske diagnoser).
Vi mangler nogle få ansøgere til at være 6 hele klasser, men vi mangler ikke mange. For HF passer tallene til 2+2 for HF2 og HF3. Kapaciteten, som er godkendt, tager ikke højde for vores HF3. Dette har regionen lovet at se på, således at det kommer til at passe med vores forventninger og de reelle søgetal nævnt ovenfor.
6. Beslutningsforslag: Tilpasning af medarbejderstaben 2023
Herunder bemyndigelse til ledelsen om at reducere personalet med 1,9 stillinger, hvoraf en halv stilling allerede er hentet.
Sagsfremstilling:
Elevfordelingen og ansøgertallet har ændret vores optag fra 7 til 6 klasser i alment gymnasium. Derfor skal aktiviteten, herunder antallet af stillinger, tilpasses. Det vil sige, at faste stillinger skal nedlægges og personale afskediges. Efter en gennemregning af budgettet og en fordeling af alle arbejdsopgaver for næste skoleår er det ledelsens vurdering, at TAP-gruppen skal reduceres med en halv stilling og lærergruppen med 1,4 stillinger. Hertil kommer at syge- og barselsorlov nu er dækket af fastansatte lærere.
TAP-gruppen blev reduceret ved naturlig afgang i februar og ledelsen foreslår derfor – med stor beklagelse – at bestyrelsen bemyndiger den til at reducere med 1,4 stillinger ved én afskedigelse og to varslede nedgange i tid svarende til i alt 0,4 stilling. Når de orlovsperioder, som er besat med fastansatte medarbejdere, udløber, er ledelsen igen bemyndiget til at vurdere balancen mellem opgaver og ansatte.
Søren Hindsholm orienterede om de overvejelser, der ligger bagved ovenstående. Vi skal fastholde fokus på, at vi til stadighed skal have et resultat på ca. 650.000. Den halve stilling er en pedel, som tidligere varetog det grønne arbejde i driften. Dette vil blive håndteret på anden vis fremover.
Vi vil de næste to år opleve en yderligere nedgang i klassetallet (6 klasser i 1g hvert år), hvorfor vi kan imødese, at der skal justeres på personaleårsværk de næste år. Derfor vil der blive taget skridt til at lave opgavefordeling noget tidligere, end vi plejer. Således sigtes der efter, at den er færdig ved udgangen af januar 2024.
Bestyrelsen tilslutter sig ovenstående tilpasning af personalet.
7. Beslutningsforslag: revision af budget 2023
Skolens budget revideres som foreslået i bilag 4 Ændringer til BU23. Ledelsen foreslår nu et overskud på 461.000 kr. og besparelser på lønninger som følge af afskedigelser og nedsættelse af arbejdstid, på personaleseminar, bygningen, hjemmesidefornyelsen og IT. Forslaget har været fremlagt på SU-møde tirsdag den 21.3. SU tog orienteringen til efterretning og spurgte, om ledelsen kunne vente med at aflyse personaleseminaret for at se, om økonomien alligevel tillod det i en tid, hvor der kunne være særligt behov for at udvikle skolen og styrke sammenholdet.
Søren Hindsholm gennemgik den budgetrevision, som i forlængelse af punkt 6 er nødvendig at udarbejde. Overskuddet kunne have været større, men pga. opsigelsesvarsler bliver det mindre. Der er dog stadig tale om et overskud, men ikke prangende.
På SU-mødet blev der fremført et ønske om fastholdelse af et medarbejderseminar på 150.000 kr. senere i 2023 på trods af den lidt stramme økonomi. Dette mente Søren Wormslev er en god idé, da det er et medarbejderønske og at den slags arrangementer er vigtige for medarbejdertrivslen. Dette tilsluttede Anne Marie Kanstrup sig. Det blev aftalt, at punktet tages op på sommermødet, når vi ved lidt mere om skolens økonomi for 2023.
Bestyrelsen godkendte skolens reviderede budget.
8. Orientering om arbejdet med en ny handlingsplan
Ledelsen ønsker at få bestyrelsens foreløbige tanker og ønsker med i sit forslag til Handlingsplan for 2023-24; den fremlægges på bestyrelsesmødet til juni. En status på Handlingsplan 22-23 for dette skoleår er vedlagt i bilag 5 Handlingsplansstatus og hovedpunkter i forberedelsen af Handlingsplan 23-24 er vedlagt i bilag 6. Ledelsen beder om bestyrelsens kommentarer til punkterne og eventuelle punkter til den nye handlingsplan; nogle punkter fra den gamle handlingsplan plejer at bliver ført videre i den nye, fordi ét år er for kort en periode til en del af en skolens udviklingsarbejder.
Anne Marie Kanstrup spurgte, om vi er tilfredse med arbejdet med dette års handleplan? Søren Hindsholm svarede, at det er vi. Der er fremdrift på alle aspekter. Arbejdet med skolens profil er svært, men vi har samlet en række data fra både elever og forældre, som kan bruges i det videre arbejde. De viser i stor udstrækning noget, vi godt vidste i forvejen, men vi har så at sige fået bekræftet, at personale, elever og forældre deler generelle værdier om skolen.
Punktet om stress bliver der arbejdet med og dette forventes afsluttet til sommer. Punktet vil dog nok rulle med over i det nye skoleår.
Der er udarbejdet en bruttoliste med ønsker til den nye handleplan. Den skal slankes og en del af punkterne er måske for små til at stå i en handleplan. En række punkter går igen fra dette skoleår herunder blandt andet arbejdet med identitet og profil for skolen. Vi ønsker også at se på vores udbud af studieretninger og valgfag. Faggrupperne skal måske arbejde med mere faglig sparring og udvikling. Vi vil gerne arbejde med plagiat og snyd og der er allerede nedsat en arbejdsgruppe. Mundtlighed er også en mulighed – særligt ift. sprogfag. Desuden kunne det være interessant at se på mulighederne for at styrke elevfællesskaberne ved at lægge aktiviteter – faglige kurser, interessekurser etc. – ind i skemaet. Det kræver dog en større omkalfatring af skemaet og ikke mindst en planlægning af de mange forskellige aktiviteter, man kan forestille sig indplaceret.
Kim Skindbjerg fortalte om, at man på Vodskov skole gik i gang med affaldssortering for et års tid siden. Dette er gået relativt godt. På NGHF er der for nylig indkøbt sorteringssystemer, som skal op rundt på skolen i den nærmeste fremtid. Desuden er der nedsat en bæredygtighedsgruppe i ledelsen, som skal arbejde hen imod, at vi deltager i en landsdækkende klima- og bæredygtighedsdag den 22. september.
Søren Wormslev fremførte, at skolen kunne overveje, om vi fremover skal slå meget på forskellene på HTX og HHX og så os selv. Anne Marie Kanstrup mener ikke, at vi er for mange på STX i Nordjylland. Det er et større problem i Nordsjælland, hvor der ikke er så mange der søger erhvervsuddannelser.
Marie Juul Bjerre vurderede ikke, at faglig sparring og udvikling i faggrupperne hører hjemme i en handleplan – det er mere internt. Mette Wilgaard mente på den anden side, at det kan det godt. Mange af elementer hænger gerne sammen – det ene udelukker ikke det andet. Mette Wilgaard understregede, at det også er vigtigt at have fokus på, at elementerne i handleplanen på en eller anden måde er ”målbare” ift. til evalueringer, milepæle, status og videre arbejde.
Efter denne drøftelse takkede Søren Hindsholm for indspark fra bestyrelsen. Han tager ideerne med sig i arbejdet med handleplanen for det kommende skoleår.
9. Godkendelse af ny Regnskabsinstruks, se venligst bilagene 7 og 8.
Revisor har fået instruksen tilsendt og har ingen bemærkninger.
Skolens nye økonomichef Jeannette Svendsen har udarbejdet en Regnskabsinstruks. Den er godkendt af revisor.
Bestyrelsen godkendte Regnskabsinstruksen og takkede Jeannette for det omfattende og dygtige arbejde.
10. Orientering om planlægningen af sommermødets indhold.
Bestyrelsens møde i juni plejer at være et temamøde med deltagelse af elever og personale. Ledelsen fastlægger indholdet efter bestyrelsens ønske. Ledelsens foreløbige plan er emnerne uddannelsesidentitet eller forandring og tradition. Første forslag vil behandle benchmarks, data om vores image og udviklingsmuligheder. Andet forslag vil behandle nye elevtyper, nye behov og tendenser, teknologisk pres som Chatbot over for gymnasiets alment dannende opgave. Bestyrelsen bedes kommentere forslagene og give ledelsen ideer til det videre arbejde. Andre forslag er også mulige.
Kim Skindbjerg har været glad for sommermøderne. Man kunne spørge ud i lærerkollegiet, om der var nogle der havde lyst til at fortælle om, hvad de er optaget af?
Søren Wormslev foreslog, at man kunne tage problematikkerne om sprog op. Tysk, spansk og fransk ”glemmes” og er under pres, ikke mindst på de videregående uddannelser.
Brug af Chatbot kunne også være et emne. Plagiat i det hele taget kunne være interessant at drøfte, foreslog Marie Juul Bjerre.
11. Eventuelt.
Intet.
Referent: Niels Magnus Christensen
